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Beschaffung von IuK-/"IT"-Geräten und Software

Auf dieser Seite möchten wir Sie mit den Abläufen für die Beschaffung von IuK-Geräten (IT-Geräte wie Computer/PCs, Notebooks, Drucker, Zubehör) vertraut machen.

Allgemeine Hinweise

Der Beschaffungsvorgang für Artikel aus dem Bereich IuK, also z.B. PCs, Monitore, Laptops, aber auch IT-Zubehör wie USB-Sticks und Tonerkartuschen, wird generell über das zentrale Beschaffungssystem UNIKAT durchgeführt.

Die Beschaffung über UNIKAT wird von den jeweiligen Sekretariaten eines Arbeitsbereiches betreut; Fachfragen zur Anwendung von UNIKAT beantwortet das Haushaltsteam unter haushalt@geschkult.fu-berlin.de

Für spezifische Probleme bei einem Bestellvorgang kann Ihnen auch die ZUV Clearingsstelle weiterhelfen.

Generell gilt der Grundsatz, dass die Institute eigeninitiativ ihre IuK-Beschaffungen durchführen und dabei die speziellen Vorgaben seitens der Verwaltungsleitung und des IT-Supports berücksichtigen.

Für Rückfragen, insbesondere zur Rechnerausstattung, steht Ihnen der IT-Support unter support@geschkult.fu-berlin.de gerne unterstützend zur Verfügung.

Bestimmte Artikel benötigen eine sogenannte „Fachfreigabe“ durch den IT-Support; dieser Prozess verläuft innerhalb von UNIKAT komplett automatisch und transparent.

IUK-Geräte sind im Unikat kategorisiert; die übergeordnete Warengruppenkennzeichnung lautet Warengruppe 30 „IT, TK und DL“, also Informations-, Kommunikations- und Medientechnik sowie IT-Dienstleistungen und umfasst Computer, Fototechnik, Telekommunikation und IT-Software.

Sonderbeschaffungen oder alternative Beschaffungsverfahren erfordern immer eine vorherige Genehmigung!

Vorgaben zur Beschaffung von IuK-Artikeln

Bitte beachten Sie auch die allgemeinen Hinweise der Abteilung ZUV/Zentraler Einkauf.

  • Bei der Beschaffung von IuK-Geräten sind Vorgaben der FBV zu beachten; insbesondere zu Garantieoptionen und Leistungsparametern der Hardwarekomponenten. Diese werden regelmäßig vom IT-Beauftragten bekannt gemacht.
  • Bürodrucker wurden aus dem UNIKAT ausgelistet und können nicht mehr beschafft werden.

Die ZUV gibt Ihnen die Nutzung der Multifunktionsprinter im FollowMe-Betriebsverfahren als Basis-Konzept an der FU Berlin vor. Infos dazu finden Sie hier:

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-2/zentraler-einkauf/Druckerprojekt/index.html

https://www.fu-berlin.de/sites/abt-2/zentraler-einkauf/Druckerprojekt/Funktionen/Einrichtung-Drucker.html

https://www.zedat.fu-berlin.de/FAQ

Die MFP-Geräte stehen in sämtlichen Liegenschaften des Fachbereiches allen Mitarbeitenden (mit Personalnummer im SAP-System) in zentralen Multifunktions-Räumen zur Verfügung.

In begründeten Sonderfällen können Bürodrucker der Ricoh-Modellpalette in einem Leasing-Verfahren bezogen werden. Bitte wenden Sie sich bei Interesse direkt an den Zentralen Einkauf.

  • Apple-Produkte wie Macbooks, iMacs und Zubehör - ausgenommen iPhones, iPods und Apple-Watches - beziehen Sie bitte aus dem "Externen Webshop" in UNIKAT; z.Zt. Firma Bechtle. Bitte beachten Sie auch hier die aktuellen Mindest-Voraussetzungen für die Fachfreigabe bezüglich Arbeitsspeicher, Festplattenkapazität sowie zusätzliche Garantieerweiterung.
  • Alle Telefone werden direkt im UNIKAT bestellt. Mit dem Suchstring "Cisco Telefon" erhalten Sie die Auswahlanzeige der Bürotelefone incl. Zubehör; mit dem Suchstring "Mobiltelefon" erhalten Sie die Selektion aller Apple iphones, Samsung Galaxy und anderer Geräte angezeigt. Ebenso werden auch die Telefonverträge und SIM-Karten ausschließlich über UNIKAT bezogen.

    Der Mobil-Vertrag läuft bei Buchung 24 Monate und kann frühestens 3 Monate vor Ablauf gekündigt werden. Ansonsten verlängert er sich immer automatisch um 12 Monate. Es werden ausschließlich "Business flex"- Rahmenverträge angeboten. Diese haben eine sehr großes Leistungsspektrum zu einem moderaten Preis. Der Partner hierbei ist die Deutsche Telekom. Detailierte Nachfragen beantwortet der ZEDAT TK-Service.

  • Software-Lizenzen bestellen Sie bitte - soweit bisher gelistet - ebenfalls im UNIKAT. Einige Software-Artikel können nach wie vor nur per Freitextbestellung geordert werden. Der Lieferant ist immer der ZEDAT Software-Service, der als Vermittler fungiert! Richten Sie Ihre Angebotsanfrage bitte direkt an software@fu-berlin.de. Bitte verwalten und bewahren Sie Ihre Lizenzen. Infos zur verfügbaren Software finden Sie auch hier:

https://www.zedat.fu-berlin.de/Benutzerservice/Software

https://www.zedat.fu-berlin.de/Benutzerservice/Softwarebestellung

  • Artikel, die eine IT-Fachfreigabe erfordern, bestellen Sie bitte an eine spezielle Lieferadresse:
Freie Universität Berlin
FB GeschKult/ IT-Support
Raum: 1.0065
Fabeckstr. 23-25

14195 Berlin
Dies betrifft alle Liegenschaften des Fachbereiches, also auch wenn Sie in der Koserstrasse 20 angesiedelt sein sollten. Falls dem IT-Support ein Beschaffungsvorgang zur Fachfreigabe zugestellt wird und dieser nicht die korrekte Lieferadresse aufweist, so wird der IT-Support die Beschaffung ablehnen und der Vorgang geht an Sie zurück zur Korrektur. Der FBV-Haushalt bucht für diese Artikel den Wareneingang; von Ihrer Seite besteht kein weiterer Handlungsbedarf. Der IT-Support liefert Ihnen diese Geräte fertig vorbereitet aus und nimmt sie in Betrieb. Alle anderen (Zubehör-) Artikel sowie Verbrauchsmaterial können Sie direkt an Ihre Instituts-Lieferadresse senden lassen und auch selbst verbuchen.
  • Sie erhalten für fast alle von Ihnen beschafften Geräte ab einem Warenwert von 150€ Inventar-Klebeetiketten direkt von der Anlagenbuchhaltung, II B 12, zugestellt. Bitte verwalten Sie Ihre Inventarunterlagen an Ihrem Arbeitsbereich/Institut.

Bestimmte Rechnermodelle werden bereits zentral inventarisiert - hier entfällt dieser Schritt für Sie und Ihnen wird kein FUB-Inventaraufkleber zugestellt!

  • Hinweise für die Ausstattung im "Homeoffice"/Mobiles Arbeiten finden Sie hier.

 

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