Bei Bestellungen/Aufträgen ab einem Wert von 150 Euro ist eine schriftliche Auftragserteilung zwingend (Nr. 10.1 § 55 AV LHO). Hierfür sind die BIOS/Onlinebestellscheine der Freien Universität Berlin zu verwenden.

Grundsätzlich sind bei allen Bestellungen/Aufträgen Vergleichsangebote einzuholen. Bei einem Auftrag mit einem voraussichtlichen Wert bis zu 500 Euro ist ein formloser Preisvergleich unter Angabe der Beträge und Firmen (beispielsweise über den Ausdruck der jeweiligen Internetseite bzw. die Kopie einer Katalogseite etc.) ausreichend (€-Beträge jeweils inkl. MwSt.).

Der Bestellschein ist mit dem aktuellen Datum, Fonds, Finanzposition, Kostenstelle, dem zu bestellenden Produkt, Wert (bitte an die Wertgrenze lt. erteilter Bestellbefugnis denken) zu versehen. Dieser darf nur von einer/einem Wirtschafterbefugten unterschrieben werden.

Eine Bestellung darf nur dann vorgenommen werden, wenn der Kostenstelle zum Zeitpunkt ausreichend Budget zur Verfügung steht. Bitte denken Sie bei der Auftragsvergabe bereits an das Skonto.

Bei Bestellungen/Aufträgen sind die einschlägigen Bestimmungen des § 55 LHO nebst AV (Öffentliche Ausschreibungen, neu: Offene Verfahren) zu beachten. Diese werden im Wesentlichen bestimmt bzw. ergänzt durch die Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A). Grundsätzlich besagen diese Bestimmungen, dass eine sog. „freihändige Vergabe“ (neu: Verhandlungsverfahren), d.h. die Auftragserteilung ohne vorheriges förmliches Verfahren auf Grundlage von eingeholten Vergleichsangeboten nur bis zu einer Wertgrenze von 7.500 Euro zulässig ist. Wenn der Auftragswert über dieser Grenze liegt, wird daher dringlich empfohlen, die zuständige Bereichsverwaltung und/oder das Referat II C – Beschaffungsangelegenheiten – hinzuzuziehen. Es wird in diesem Zusammenhang auf die Beachtung des Rundschreibens V 04/2006 zu den Neuregelungen bei der Vergabe von Aufträgen hingewiesen.

Bei Beschaffungen über das Online-Bestellsystem BIOS der Freien Universität Berlin entfällt eine weitergehende Preisprüfung, da das Beschaffungsreferat II C nur bereits geprüfte bzw. über Ausschreibungen ausgewählte Produkte enthält. Bei günstigeren Angeboten ist ein Verweis auf die Preise und Verdingungsbedingungen im „bios“ auf den Bestellunterlagen mit einem Ausdruck der jeweiligen BIOS-Seite ausreichend.

Wir bitten zu beachten, dass bei den Angeboten von BIOS i. d. R. weiterführende Serviceleistungen enthalten sind und so der teilweise im Vergleich ein leicht erhöhte Preis zustande kommen kann. Für die Beantragung der "Kleinen Bestellbefugnis" bis 250,- Euro im Rahmen des BIOS.FU nutzen Sie bitte das Antragsformular.

Vergabeentscheidungen über der Wertgrenze von 7.500,- Euro sind nur über die Fachbereichsverwaltung zu tätigen.

Beschaffungen im Bereich der Informationstechnik sind nur über den IT-Bereich des Fachbereichs vorzunehmen.